Pojem Business Intelligence zní náramně složitě, ale ve skutečnosti se dá vysvětlit poměrně snadno. Jsou to nástroje, které přetváří složité soubory dat na přehledné informace. Takové, které pak můžeme použít jako podklady pro obchodní rozhodnutí, nastavení obchodních strategií, ale i pro zjednodušení každodenní práce. Business Intelligence, zkráceně BI, má v Kofole na starosti nové specializované oddělení jako součást ICT, které od 1. července vede Radek Hájek.
Každá firma, a Kofola samozřejmě není výjimkou, dnes pracuje s nepřeberným množstvím dat. Některá generuje sama, další přebírá od obchodních partnerů, zákazníků a okolního světa obecně. Oddělení Business Intelligence je zde od toho, aby to nepřeberné množství přebralo a vytáhlo z něj přesně ty informace, které vy nebo některý z vašich kolegů potřebuje. Chcete příklad?
„Nejlépe se dá naše činnost ilustrovat na předpovědi prodejů,“ vysvětluje Radek Hájek a pokračuje, „základem jsou přirozeně naše prodejní data z minulosti. K nim ovšem přidáváme řadu dalších údajů. Například vývoj trhu, informace o promočních aktivitách, plánované slevové akce a řadu dalších. Shromažďovat a třídit taková kvanta dat ručně by bylo prakticky nemožné. Díky speciálním aplikacím a programům z nich ale můžeme vygenerovat podklady, které pomáhájí forecasterům z oddělení logistiky přesně vidět souvislosti a přesněji naplánovat, co máme vyrobit.“
Už z tohoto vysvětlení asi uhádnete, že tým Business Intelligence je součástí IT oddělení. Není nijak velké. Tvoří ho Radek Hájek a jeho dva kolegové Martin Hudeček a Jakub Kovář a pak samozřejmě jejich virtuální pomocníci, kteří neustále rejdí datovým skladem. Datový sklad je úložiště, kam se každou noc importují data z programů, jako je SAP nebo limiGO, a BI nástroje z něj vybírají potřebné podklady pro své analýzy, reporty, alerty nebo bloky informací, které oddělení dále zpracovává.
NÁSTROJE BUSINESS INTELLIGENCE
„Dalším dobrým příkladem může být třeba vyhodnocování investic do gastro zákazníků, které jsme vyvinuli na žádost fi nančního ředitele skupiny Kofola,“ říká Radek Hájek. „Kofola uzavírá se svými zákazníky investiční smlouvu, ve které se zavazují plnit určité podmínky odvíjející se od výše naší investice. V minulosti musel každou smlouvu někdo vzít, stáhnout z ní data do excelové tabulky a pak ručně přepočítávat a vyhodnocovat stovky řádků.
Náročnost takové práce způsobovala, že se smlouvy vyhodnocovaly jen několikrát do roka, a nemohli jsme tím pádem pružně reagovat na to, co se u zákazníka aktuálně děje. Dnes máme připraven nástroj, který umožňuje vyhodnocovat smlouvy průběžně, vysvětluje Hájek.“ Podobných hlídačů vypouští oddělení BI do datového skladu celou řadu. Patrně nejviditelnější produkt, se kterým se vybraní zaměstnanci Kofoly pravidelně setkávají, je automatický reporting. Souhrnná zpráva, kterou systém BI každý den generuje, obsahuje aktuální stav plnění plánu, detaily prodejních kanálů, jednotlivých brandů a spoustu dalších užitečných informací, které zobrazují stav firmy a upozorňují na případné problémy.
Nástroje Business Intelligence mají tu příjemnou vlastnost, že se dají přizpůsobit v podstatě jakémukoliv požadavku. „Devadesát procent našich nástrojů vzniká na objednávku interních uživatelů, kteří za námi přijdou s nápadem, nebo se přijdou zeptat, jestli bychom jim s něčím nebyli schopni pomoct,“ říká Radek Hájek. „Těší mě, že v naprosté většině případů jsme jim opravdu schopni vyhovět,“dodává. Jestli se tedy potýkáte se záplavou dat, zkuste se na Radka a jeho BI tým obrátit. Pravděpodobně si tak ušetříte spoustu práce a budete se moci věnovat něčemu, co nezvládne jen tak nějaký robot. Třeba lásce.